KATILIMCILAR İÇİN KAYIT VE ÖDEME BİLGİLERİ

1. Kongremizde iki şekilde katılım sağlanmaktadır. Dış katılım “Sektörel” “Dinleyici” “Refakatçı” ve “Akademik” “Bilimsel” “Öğrenci” şeklindedir. Dış katılımcılar ve Akademik personel için ayrı ayrı ayrı katılım ücreti belirlenmiştir. Bu ücretler yukarıdaki tabloda gösterildiği gibidir.
2. Kongremize fiziki katılım sağlayan her birey katılım ücreti ödemekle yükümlüdür. Kongremize tek kayıt ücreti yatıran kişi(ler) yanlarında refakatçı ve dinleyici getiremezler. KONGREMİZE DİNLEYİCİ VE İZLEYİCİ OLARAK KATILANLAR KAYIT YAPTIRMAK KAYIT ÜCRETİ ÖDEMEKLE YÜKÜMLÜDÜR.
3. Kongremiz süresince yaka kartı kullanımı ve takılması zorunludur. Bu nedenle yaka kartı olmayan ve kayıt yaptırmayan hiç kimse kongremizden faydalanamaz.
4. Kongremizde oturumlarda bulunan bildirilerin sunum şekli, sıralaması, öne alınması, yer değiştirilmesi ve diğer her türlü yönetim ilgili oturum başkanına aittir. Bu nedenle kongremiz kurulları ve diğer ilgililer oturumlara yönelik müdahale edemez ve oturum başkanlarının görevlerine karışamaz. Bu konudaki her türlü talep ve istek ilgili oturum başkanlarına iletilmek zorundadır.
5. Bir kayıt ile ancak iki bildiri ile katılabilirsiniz. Bu bildiri sunum şekli ilgili katılımcının tercihine bağlıdır. İki bildiri üzerinde bildiri gönderen her katılımcı kongre katılım ücretinin yarısı tutarında artan her bildiri başına ödeme yapmak zorundadır.
6. POSTER bildiri ile katılım sağlayan katılımcılar kongremize “FLAŞ DİSK İÇERİSİNDE PDF” formatında hazırlanmış 70×100 cm ebatlarında hazırlayacakları formatta getirmeleri gerekmektedir. İlgili posterlerin hazırlanması klasik yöntemlerle bilindik şekilde hazırlanmalıdır. İlgili posterler sözel oturumların sonlarında yine ilgili oturum başkanının tanıyacağı süre içerisinde sözlü olarak sunulacaktır.
7. Kongremize ister poster ister sözel sunum ile katılmış olsa da tek bir katılım belgesi düzenlenmektedir. Bu nedenle her bildiri için ayrı ayrı katılım belgesi düzenlenmemektedir. Sadece poster ile katılım sağlanıyor ise katılım belgesinde “POSTER SUNUM” eğer sözel ve poster ile katılım sağlanıyor ise “SÖZEL SUNUM” ibareli katılım belgesi düzenlenmektedir. Kayıt yaptıran her katılımcıya katılım belgesi düzenlenmektedir. Kayıt olmayan hiçbir katılımcıya katılım belgesi düzenlenmez. Düzenlenmesi talep edilemez.
8. Kongremizde sunum zorunluluğu söz konusudur. “RESMİ MAZERET BELGESİ SUNANLAR” bu kapsam dışındadır. Bu nedenle bildiri tercihi ne olursa olsun her katılımcı mutlaka sunumunu yapmakla yükümlüdür. Sunumu yapılmayan bildiriler asla kongremiz bildiri kitabında basılmaz basılması istenemez. Kongremizde verilen her katılım belgesinin arkası mutlaka ilgili kurumlara ilişkin resmi kaşeler ile onaylanmaktadır. Onaylı olmayan hiçbir katılım belgesinin bir resmiyeti bulunmamaktadır. Katılım belgeleri ilgili katılımcılara kongre günü elden hardcopy olarak verilmektedir. Farklı tercih yolları ile katılım belgeleri verilmemektedir. Verilmesi talep edilemez.
9. Kongremizde sunumlar İngilizce ve Türkçe olarak yapılmaktadır. Bu sunum tercihi kongremize bildiri özeti yüklenirken tercih edilmelidir. Hangi dille sunum yapmak isteniyor ise sadece o dilde hazırlanmış olan bildiri ile katılınız. Sunduğunuz ve tercih ettiğiniz dilin dışında özet ve tam metin göndermeyiniz.
10. Kongremize gönderilen bildiri ve posterler eğer “YÜKSEK LİSANS ve DOKTORA” Tezlerinden türetilmiş ve üretilmiş ise ilk sırada ilgili çalışmanın sahibi ve ikinci sırada ilgili çalışmanın danışmanının ismi yer almak zorunadır.  Bu zorunluluğa kongremize katılan her katılımcı uymakla yükümlüdür. Oluşan sorun ve aksaklıktan ilgili katılımcı(lar) sorumlu olup, kongremiz yönetimi ve düzenleyicileri yükümlülük kabul etmez.
11. Otele konaklama için rezervasyon yaptırırken mutlaka kongre için geldiğinizi belirtiniz. Kongre katılımcılarına ilgili otel tarafından kısmi indirim sağlanmaktadır. Kongremize katılım sağlayanların otelde konaklamaları zorunlu değildir.
12. Kongremizde her türlü işlem sistem üzerinden yapılmakta olup, mail üzerinden yapılan işlemler kabul edilmemektedir. Bu nedenle bildiri gönderimlerini mutlaka sistem üzerinden yaptığınız üyelik bilgileriniz ile gerçekleştiriniz. Kongremize ilişkin her türlü bilgi kongremiz sitesinde yer almaktadır. Bu nedenle telefon ve benzeri iletişim yolları ile bilgi alma talebinde bulunmayınız.
13. Tam metin gönderim tarihi kongrenin ikinci günü akşam saat 24:00’a kadardır. Bu tarihin ertelenmesi ve öne çekilmesi durumunda ilgili kongre yetkilileri tarafından katılımcılara mail ile bildirilecektir. Bu yönde bir bilgi paylaşımı olmadığı sürece “TAM METİN GÖNDERİM TARİHİ KONGRENİN BİTİM TARİHİ AKŞAM SAAT 24:00’dır.” Tam metin gönderimi kongremizde zorunlu değildir. Akademik teşvik kriterlerinden yararlanacak olan katılımcılar için “TAM METİN GÖNDERİMİ ZORUNLUDUR.”
14. Her bildiri bir hakem onayına gönderilir. Hakem onayından geçen bildiriler “SÖZEL ya da POSTER” olarak sırada ibaresi ile sistemde görünmektedir. SIRADA ibaresi ile görünen bildiriler kabul edilmiş anlamına gelmektedir. Bu nedenle kabul edilen ve sıraya alınan bildirilere yönelik sistem tarafından ilgili sisteme üye katılımcının sisteme kayıtlı mail adresine otomatik mail bilgisi gönderilmektedir. Kayıt yaptırmayan katılımcılar sisteme tam metin yüklemesi yapamazlar. Tam metin yüklemesi ancak kayıt yaptıran ve ön panele aktarılan bildiriler için geçerlidir.
15. Kongremize yönelik yapılan kayıt işlemlerinde ödeme bilgisi “DEKONTLARDA” mutlaka açıklama kısmında ilgili bildiride ismi bulunan katılımcılardan birisinin ismi ve soy ismi yazılmalıdır. Ayrıca kongreye dair bilgi ilgili kongre ismine yer verilmelidir. ATM üzerinden yapılan ödemelerde T.C numarası değil katılımcı isminin belirtilmesi gerekmektedir. Oluşan aksaklıktan kongremiz sorumlu tutulamaz.
16. Davet ve kabul mektupları kongre hesabına bildiri ücreti yatırıldıktan sonra gönderilmektedir. Lütfen ödeme dekontunuzu muhasebe@orporganizasyon.com adresine gönderiniz. Dekontu ilettikten sonra kabul ve davet belgeniz tarafınıza e-posta ile gönderilecektir.
17. Sayın katılımcılar bildiriler tam metin olarak yayınlanacaktır. Tam metin göndermeyen katılımcıların ise aynı kitap içerisinde özet metinlerine yer verilecektir. Tam metin gönderimi zorunlu değildir. Kongre bildiri kitabı E-ISBN ile kongre sonrasında kongre web sitesinde PDF olarak yayınlanacaktır. Dileyen katılımcılar grubumuzda yer alan dergilerimizin kurallarına uygun şekilde metinlerini gönderebilmektedirler. Ancak değerlendirme ve hakem süreci dergilerimizin akışına göre işlemektedir. Kongremizin ilgili dergiler üzerinde bir yaptırımı bulunmamaktadır. Bu süreç sadece ilgili dergi yönetiminin yetkisi ve yönetimindedir. Hiçbir kongre katılımcısı dergiler üzerinde bir yaptırım uygulayamaz talepte bulunamaz. Her türlü yetki tek taraflı olarak dergi yönetimine aittir.

KAYIT ÜCRETİNE DÂHİL OLAN HİZMETLER

• Bilimsel Toplantılara Katılım
• Basılı Materyaller (Yaka Kartı, Katılımcı Belgesi)
• Kongre Programı
• Gün Boyu İkramlar
• Öğle Yemeği
• Bildirilerin yer alacağı Tam ve Özet Metin “TAM ve ÖZET METİNLER AYNI KİTAP İÇERİSİNDE YER ALMAKTADIR” E-ISBN PDF olarak (Kongre sonrası internet sitesinden ilan edilecektir)

ÖNEMLİ NOT: Sayın katılımcılar sabah kalvaltısı ve akşam yemekleri sadece kongremizin düzenlendiği otelde kalan ve tam pansiyon konaklayan katılımcılara sağlanmaktadır. Sabah kahvaltısı, öğle yemeği ve akşam yemeği almak isteyen katılımcıların otel rezervasyonu yaparken bu taleplerini otel yetkililerine  iletmeleri gerekmektedir. Kongremiz katılım ücreti içerisinde bu hizmetler yer almamaktadır. Tüm katılımcılar bu bilgileri kabul ederek kongremize katılım sağlamakla yükümlüdür. Kongre düzenleme ve yönetim kurulları itiraz kabul etmeyecektir. Tüm katılımcılara bu durum bilgilendirme amacıyla arz rica olunur.

İPTAL VE İADE KOŞULLARI

• 30 Aralık 2018 tarihine kadar yapılan iptallerde kongre katılım ücretinin %50’si iade edilir.
• 30 Ocak 2019 tarihinden sonra yapılan iptallerde kongre ücreti iade edilmez.
• Kongre ücret iadeleri kongre bitiminde katılımcıya havale edilir.